Sont considérés en mission, les agents qui, munis d’un ordre de mission, se déplacent dans le cadre de leur activité professionnelle, hors de leur résidence administrative et de leur résidence familiale.
Dans ce contexte, la résidence administrative correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté. La résidence familiale correspond, quant à elle, au territoire de le commune sur lequel se situe le domicile de l’agent.
Quand faire la demande d’ordre de mission?
L’ordre de mission sert d’assurance, tandis que l’engagement financier de l’institution, généré lors de son établissement, permet de se faire rembourser les frais engagés. Il est donc nécessaire d’établir l’ordre de mission avant le départ en mission. Le délai pour établir l’ordre de mission diffère selon la destination :
- Mission en France : minimum 8 jours avant le départ
- Mission à l’étranger : minimum 1 mois avant le départ
Quels renseignements fournir pour établir l’ordre de mission?
Dans tout les cas, plusieurs informations doivent être fournies à Claude Couture (claude.couture@cesdip.fr) pour établir l’ordre de mission :
- Autorisation du Directeur de thèse ou du porteur du projet
- Date et heure de départ
- Date et heure de retour
- Lieux de départ et de retour (résidence administrative ou familiale)
- Institution visitée
- Lieu de la mission
- Objet de la mission
Dans le cas particulier où il s’agirait d’une mission pour assister à un colloque ou un séminaire, d’autres informations et documents complémentaires doivent être fournis :
- Le programme du colloque/séminaire
- Indiquer le montant des frais d’inscriptions engagés ou à engager
- Préciser, si possible, si les fonds sont pris sur le budget d’un contrat (en précisant l’acronyme) ou sur le budget du CESDIP
Par ailleurs, l’agent en mission doit déterminer le plus précisément possible quels transports il utilisera lors de la mission (métro, bus…), sachant que, sauf accord du Directeur du CESDIP et selon la réglementation en vigueur, le taxi n’est pas autorisé.
Pour vous aider à regrouper les informations nécessaire au bon établissement de l’ordre de mission, vous pouvez télécharger et compléter la fiche d’aide à la saisie de l’ordre de mission mise à la disposition des agents par le CNRS.
Au retour de la mission, il faudra remplir un état de frais dans les plus brefs délais et joindre tous les justificatifs qui font l’objet d’un remboursement : facture de transport, facture d’hôtel, etc.
Comment réserver le transport ou l’hébergement?
Deux types de procédure existent pour ces réservations, les membres du CESDIP peuvent, selon les cas, passer par les marchés d’agence de voyage du CNRS ou de l’UVSQ. Il faudra donc contacter Claude Couture (claude.couture@cesdip.fr) au préalable pour déterminer sur quelle tutelle les frais seront engagés et par conséquent quelle procédure effectuer.
La procédure UVSQ
Claude Couture (claude.couture@cesdip.fr) se charge de la réservation et de l’achat des billets pour le transport.
Toutefois, la réservation et le paiement de l’hôtel sont à la charge de la personne qui bénéficie de la mission. Les frais d’hébergement lui seront remboursés à son retour, sous réserve qu’il fournissent un justificatif, à hauteur de 60 euros maximum par nuitée.
La procédure CNRS
Le marché « Prestations voyages et hébergement » a pour objet un service d’agence de voyage, de prestations de transport et de prestations d’hébergement pour les agents dont les frais de déplacements professionnels sont pris en charge par le CNRS.
La réservation se fait en ligne, par le biais du portail de réservation SIMBAD, et fait intervenir plusieurs acteurs différents. Ces acteurs se traduisent en profils :
- Tous les agents ont le profil Voyageur : ce rôle leur permet de pré-réserver leur voyage par eux-même.
- Claude Couture intervient en tant que « Valideur » : une fois la pré-réservation effectuée, elle doit être autorisé avant une certaine date par le « valideur ».
L’accès à l’outil de réservation en ligne SIMBAD peut se faire sur n’importe quel poste de travail équipé d’un accès à Internet. L’outil de réservation est compatible avec un PC ou un MAC selon les pré-requis techniques suivants (en cas de problème, contacter Bettino Dyvrande) :
- S’il s’agit de votre première utilisation : se loguer avec son adresse mail CESDIP pour demander un mot de passe
- S’il vous avez déjà utilisé SIMBAD : identifiez-vous à l’aide de votre adresse mail CESDIP et du mot de passe précédemment obtenu
Quelle procédure pour les invités du CESDIP?
Les invités du CESDIP peuvent également bénéficier d’un ordre de mission et du remboursement des frais de mission.
Ils devront, pour ce faire, remplir la fiche d’aide à la saisie de l’ordre de mission et Claude Couture (claude.couture@cesdip.fr) se chargera d’établir un ordre de mission et de prendre les billets pour le voyage.
Le remboursement des frais de mission se fait toujours sur présentation des justificatifs et au retour de mission. Il faudra, pour cela, établir un état de frais.
Quelles conditions pour partir en mission à l’étranger?
Le 1er janvier 2014, le CNRS a créé une Direction de la Sûreté. Elle vient compléter l’ensemble des dispositifs d’ores et déjà mis en œuvre afin de protéger les agents et le patrimoine du CNRS. La responsabilité de la démarche de maîtrise des risques pour les agents à l’étranger (en poste ou en mission) relève de la Direction de la Sûreté.
Certains pays peuvent être déconseillés ou mêmes interdits. Pour en savoir plus sur ces pays, vous pouvez consulter le site du Ministère des affaires étrangères.
Par ailleurs, l’avis du Directeur de la Sûreté est indispensable pour délivrer un ordre de mission CNRS (avec ou sans frais) dans une certain nombre de pays et régions :
- Afghanistan, Algérie, Angola, Arabie Saoudite, Arménie, Azerbaïdjan
- Bangladesh, Bénin, Birmanie, Brésil, Burkina Faso, Burundi
- Cambodge, Cameroun, Centrafricaine (République), Colombie, Congo, République démocratique du Congo, Corée du Nord, Côte d’Ivoire
- Djibouti
- Égypte, Équateur, Érythrée, Éthiopie
- Géorgie, Ghana, Guinée, Guinée Bissau
- Haïti, Honduras
- Iran, Irak, Inde, Indonésie, Israël
- Jamaïque, Japon (Fukushima), Jordanie
- Kazakhstan, Kenya
- Liban, Liberia, Libye
- Madagascar, Mali, Malaisie, Mauritanie, Maroc, Mexique, Moldavie
- Népal (temporaire), Niger, Nigeria
- Oman, Ouganda, Ouzbékistan
- Pakistan, Palestiniens (Territoires), Panama, Papouasie Nouvelle Guinée, Pérou, Philippines
- Russie, Rwanda
- Salvador, Sénégal, Seychelles, Sierra Leone, Somalie, Soudan, Sud Soudan, Syrie
- Tadjikistan, Tanzanie, Tchad, Thaïlande, Tunisie, Turkménistan, Turquie
- Ukraine
- Venezuela
- Yémen
- Zambie, Zimbabwe
Le gestionnaire doit donc impérativement effectuer une demande d’avis auprès du Directeur de la sureté à l’aide du formulaire de demande d’autorisation de mission auprès de la Direction de la Sûreté.
Pour les autres pays n’appartenant pas à cette liste, l’avis préalable du Directeur de la Sûreté n’est pas nécessaire, mais il faudra consulter le site du Ministère des affaires étrangères avant le départ.
Pour tout déplacement à l’étranger, penser également à consulter les directives et recommandations relatives à la sécurité informatique, sur le site de la DSI du CNRS.
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